IRC recrute un Assistant Administration (H/F) - Burkina Faso - Ouagadougou

• JOB REQUISITION ID : JR00000175

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

• CONTEXTE/HISTORIQUE

L’International Rescue Committee (IRC) a été fondée en 1933, à l’initiative du célèbre physicien Albert Einstein. Aujourd’hui, l’IRC est l’un des leaders mondiaux en matière de secours, de réhabilitation, de protection, de développement post-conflit, de réinsertion et de plaidoyer pour les personnes affectées par les crises. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont détruits par les conflits et les catastrophes à survivre, se relever et prendre en main leur avenir.

L'IRC met en œuvre des programmes pour promouvoir les solutions durables chez les personnes déplacées, les réfugiés et les populations hôtes à travers des projets de santé publique, d'assainissement, d'abris, de réhabilitation et d'éducation. L'IRC intervient auprès des réfugiés depuis 1933 et est présent dans 40 pays en Europe, en Afrique, en Asie, ainsi qu’aux Etats Unies, dans le cadre d’un programme d’appui à la réinstallation. L’IRC est une organisation engagée dans la liberté, la dignité humaine et l'autonomie. Cet engagement se traduit par une assistance de qualité à la réinstallation, une aide globale d'urgence, la réhabilitation et le plaidoyer pour les réfugiés.

Au Burkina Faso, l’IRC a lancé sa première phase de programmation d’intervention d'urgence dans la ville de Djibo en avril 2019, avec principalement des activités WASH. Puis, l'IRC a étendu ses interventions dans les secteurs de la protection, de la santé, de la nutrition, du relèvement économique & du développement et récemment dans la gouvernance. 

L'organisation dispose d'un bureau principal à Ouagadougou, des bases à Ouahigouya (Région du Yaadga), Dori (Région du Liptako), Fada (Région du Gulmu) et de sous base à Djibo (Soum) & Séguénéga (Yaadga).

Pour renforcer ses équipes, IRC-BF recrute un/e Assistant Administration pour le bureau de Ouagadougou

• ÉTENDUE DU POSTE/OBJECTIF DU POSTE

Sous la supervision du Sr Officer Administration, le poste consiste à exécuter toutes les activités liées à la gestion administrative. Il est attendu du travail à ce poste un niveau minimum de supervision essentiellement s’agissant de la gestion des baux/logement, de la gestion de voyage du personnel, de la gestion des relations avec les partenaires, de la gestion du courrier, de l’accueil / installation des nouveaux arrivants / missionnaires, de l’administration des ateliers / formations / rencontres, soumission des rapports de l’Administration.

• RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES

Administration du bureau et support 

• Préparer et émettre les PR relevant de sa compétence ;
• Rédiger les correspondances selon les instructions du superviseur ;
• Réceptionner et ventiler les correspondances entrants et sortants ;
• Préparer les contrats de bail/conventions de service selon les instructions du superviseur ;
• Préparer les fonds de dossier de paiement ;
• Soumettre les documents administratif à la signature de l’autorité compétente et faciliter les procédures avec l’administration publique ;
• Préparer les demandes d’avance et soumettre aux superviseurs pour vérification avant soumission à la finance ;
• Superviser la gestion des dotations de visibilité et de téléphone ;
• Appuyer à l’organisation des évènements ;
• Gérer l’accès aux salles soumises à des réservations ;
• Appuyer dans la gestion du bureau : maintenance et diverses réparations ;
• Assurer la supervision de l’équipe d’entretien des locaux et l’approvisionnement des produits et matériels d’entretien ;
• Préparer le paiement des factures des abonnements (eau, électricité, téléphone, etc.) ;
• Superviser la gestion des puces de communication flotte IRC attribuées au personnel ;
• En collaboration avec la logistique et le département organisateur, assurer les démarches administratives de l’organisation/administration des ateliers/formations/rencontres ;
• Assurer l’accueil/installation des nouveaux visiteurs;
• Contribuer à la gestion de la visibilité institutionnelle des bureaux et du staff ;
• Organiser le classement/archivage physique et numérique des documents administration ;
• Préparer les demandes d’achat des fournitures de bureaux/fonctionnement des bureaux ;

Voyage et logement du personnel

• Assurer le booking des voyages du staff en lien avec le point focal UNHAS IRC/Ouaga ;
• Assurer les responsabilités du point focal UNHAS IRC au niveau de la coordination ;
• Préparer les lettres d’introduction ;
• Mise à jour du fichier de voyage et collecte des justificatifs
• Préparation des promesses de visa pour les visiteurs ;
• Faire le suivi de confirmation de vols du personnel voyageant avec feedback au concerné avant la date du voyage ;
• Assurer les réservations d’hôtel des employés/visiteurs en mission ;
• Préparer les demandes de paiement et régler auprès des fournisseurs de services/bailleurs les factures (loyer des bureaux ; frais d’hébergement des missionnaires ; eau / électricité / internet / téléphone flotte ; services de gardiennage ; contrats journaliers ; etc.) 

. QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES

• Avoir un diplôme de BAC+2/3 en Administration, Ressources Humaines, en Management ou tout autre domaine connexe ;
• Expérience d’une (1) année au moins en Administration/ en gestion des Ressources Humaines ;
• Avoir une expérience dans le secrétariat, est un atout ;
• Bonne connaissance des techniques de rédaction administrative;
• Bonne connaissance des techniques d’archivage, et de gestion des courriers,
• Bonne disposition et compétences pour la gestion des stocks et d’équipe;
• Bonne capacite de gestion des relations avec les prestataires;
• Bonne maitrise de l’outils informatique plus précisément du pack Microsoft (Word, Excel, Powerpoint);
• Avoir une faculté d’organisation, capable de travailler de manière autonome et avoir un esprit d’équipe;
• Excellent niveau de français écrit, bon niveau d’anglais écrit et oral serait un atout ;

Standards professionnels : L'IRC et son personnel doivent adhérer aux valeurs et principes énoncés dans le document code de conduite professionnelle ‘IRC Way’. Ces valeurs sont l'intégrité, le service, l'égalité et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l'IRC applique et fait appliquer des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement sur le lieu de travail, l'intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Standard of Professional Conduct: The IRC and the IRC workers must adhere to the values and principles outlined in the IRC Way – our Code of Conduct. These are Integrity, Service, Accountability, and Equality.

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