Le Bureau régional du PNUD pour l’Afrique recrute un(e) Adjoint(e) administrative/Opérations - Ouagadougou, Burkina Faso

Ouagadougou
15/07/2023 - 14:36

Annonceur

Bureau régional du PNUD pour l’Afrique
Professionnel
Le PNUD est le principal organisme des Nations Unies pour le développement international. Le PNUD aide les pays en développement à mobiliser et utiliser l’aide efficacement. Dans toutes ses activités, il encourage la protection des droits de l’homme, le développement des capacités et l’autonomisation des femmes. Pour ses activités au Burkina Faso, le Bureau régional du PNUD pour l'Afrique recrute pour (02) postes:

POSTE 1 : Adjointe administrative/Opérations

Description d’emploi
Arrière-plan
La diversité, l’équité et l’inclusion sont des principes fondamentaux au PNUD : nous valorisons la diversité en tant qu’expression de la multiplicité des nations et des cultures dans lesquelles nous opérons, nous encourageons l’inclusion comme moyen de nous assurer que tout le personnel est habilité à contribuer à notre mission, et nous garantissons l’équité et la justice dans toutes nos actions. Adopter une approche « ne laisser personne de côté » dans nos efforts en matière de diversité signifie accroître la représentation des populations mal desservies. Les personnes qui s’identifient comme appartenant à des populations marginalisées ou exclues sont fortement encouragées à postuler. Apprenez-en davantage sur le travail au PNUD, y compris nos valeurs et nos histoires inspirantes.

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et les abus sexuels, aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification rigoureuse des références et des antécédents.

Sous la direction et la supervision générale du Operations Manager, l’assistant(e) administratif(ve)/opérations apporte son soutien aux opérations du bureau en effectuant une variété de processus administratifs standard, tout en garantissant la qualité et l’exactitude du travail. L''assistant(e) administratif(ve)/opérations peut coordonner et superviser les chauffeurs. L’assistant(e) administratif(ve)/opérations promeut une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.
 
L’assistant(e) administratif(ve)/opérations travaille en étroite collaboration avec le personnel chargé des opérations, des programmes et des projets au sein du bureau central et avec le personnel d’autres agences des Nations unies afin d’échanger des informations et d’assurer une prestation de services cohérente.
Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour s’adapter à l’évolution des besoins opérationnels et tirer parti des liens entre les interventions afin d’atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler au sein d’unités, de fonctions, d’équipes et de projets dans des équipes pluridisciplinaires afin d’améliorer et de permettre la collaboration horizontale.
 
Fonctions et responsabilités
1.) Mettre en œuvre des stratégies opérationnelles en conformité avec les règles et réglementations en vigueur et en mettant l’accent sur la cohérence et la qualité.
  • Assurer la conformité totale des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD.
  • Contribuer à la cartographie des processus administratifs du bureau central et à la mise en œuvre des procédures opérationnelles standard (SOP) internes.
  • Contribuer à la préparation des plans de travail axés sur les résultats de l’équipe administrative.
2.) Fournir un soutien à la gestion des actifs.
  • Tenir des registres sur la gestion des actifs et préparer des rapports. 
  • Maintenir le système d’archivage en veillant à la conservation des documents confidentiels.
3.)  Soutenir un contrôle administratif et financier efficace au sein du bureau national.
  • Aider à la préparation du budget et des informations pour l’audit.
  • Effectuer des recherches, récupérer des données statistiques et extraire d’autres données de sources internes et externes ; préparer des graphiques, des tableaux et des rapports statistiques.
  • Examiner les autorisations de voyage, la documentation et les paiements. 
  • Examiner et vérifier les documents relatifs à la création d’informations sur les fournisseurs dans QUANTUM.
4.)   Fournir les services administratifs et logistiques appropriés et nécessaires au bureau national.
  • Servir de gardien pour la gestion des fournitures de bureau, y compris la tenue de la liste des stocks de papeterie, la distribution de la papeterie selon les besoins du personnel et la tenue d’un registre de distribution.
  • Apporter un soutien à l’organisation des processus de passation de marchés, y compris la préparation des documents relatifs aux demandes de prix, aux appels d’offres ou aux demandes de propositions, ainsi que la réception des devis, des offres ou des propositions et leur évaluation préliminaire.
  • Préparer les bons de commande. 
  • Organiser les expéditions et les formalités de dédouanement.  
  • Préparer les documents pour les expéditions du PNUD (reçues/envoyées) et mettre en œuvre les actions de suivi.  
  • Jouer le rôle d’acheteur dans QUANTUM.
  • Organiser les réservations de voyage et d’hôtel, examiner les bons de commande pour les activités de voyage et préparer les autorisations de voyage.
  • Apporter un soutien aux membres du personnel et aux personnes à leur charge en traitant les demandes de visas, de cartes d’identité et d’autres documents conformément aux exigences des Nations unies et du gouvernement national.
  • Sur demande, recueillir des informations pour les DSA, les agences de voyage et d’autres enquêtes administratives.
  • Organiser le transport des véhicules, leur entretien régulier et leur assurance. Vérifier et enregistrer le journal de bord du véhicule et la consommation d’essence, mettre à jour et conserver le rapport sur l’historique du véhicule.
  • Assurer le suivi des échéances, des engagements pris, des mesures adoptées et coordonner la collecte et la présentation des rapports au chef d’unité.
  • Apporter un soutien à l’organisation/à la maintenance des services communs et à l’entretien des locaux communs. Tenir à jour les dossiers et les registres relatifs à l’entretien du bureau.
  • Entretenir des contacts avec les visiteurs et le personnel, organiser des rendez-vous et des réunions et, le cas échéant, rédiger des procès-verbaux, servir d’interprète et/ou traduire la correspondance simple. Compiler et préparer des documents d’information et de présentation, des discours, des informations générales et de la documentation pour les réunions et les missions.
Compétences
Compétences de base : Obtenir des résultats NIVEAU 2 : Mettre à l’échelle les solutions et simplifier les processus, équilibrer la rapidité et la précision dans l’exécution du travail
Penser de manière
innovante NIVEAU 2 : Offrir de nouvelles idées/s’ouvrir à de nouvelles approches, démontrer une pensée
systémique/intégrée Apprendre continuellement
NIVEAU 2 :
Sortir de sa zone de confort, apprendre des
autres et soutenir leur apprentissage S’adapter
avec agilité
NIVEAU 2 : Adapter les processus/approches aux nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus
de changement Agir avec détermination
NIVEAU 2 : Capable de persévérer et de faire face à de multiples sources de pression simultanément
S’engager et établir des partenariats NIVEAU 2 : Est facilitateur/intégrateur, rassemble les gens, établit/maintient des coalitions/partenariats

Favoriser la diversité et l’inclusion
NIVEAU 2 : Faciliter les conversations pour combler les différences et tenir compte de la prise de décision
 
Compétences transversales et techniques
Gestion d’entreprise Satisfaction client/Gestion
client :
  • Capacité à répondre rapidement et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et / ou des solutions opportuns et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients.
  • Fournir des contributions à l’élaboration de la stratégie de service à la clientèle.
  • Cherchez des moyens d’ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients.
  • Capacité d’anticiper les besoins et les préoccupations à venir du client.
Gestion des opérations :
  • Aptitude à planifier, organiser et superviser efficacement les processus opérationnels de l’Organisation afin de convertir ses actifs en les meilleurs résultats de la manière la plus efficace.
  • Connaissance des concepts et mécanismes pertinents
Administration & Opérations
Documents de voyage ONU :
  • Connaissance des cadres et processus réglementaires liés aux documents de voyage de l’ONU; aptitude à faciliter l’assurance des documents de voyage de l’ONU pour le PNUD et les agences des Nations Unies; le traitement des visas, et assurer la surveillance et l’approbation
Voyage de droit :
  • Connaissance des politiques et procédures relatives aux voyages autorisés, y compris l’identification des droits à verser une somme forfaitaire pour le PNUD ainsi que d’autres organismes des Nations Unies
       
Gestion d’actifs :
  • Connaissance des politiques et procédures sur PP&E; aptitude à préparer des états financiers sur les comptes de résultat; maintenir le module de gestion des actifs dans QUANTUM, effectuer un examen analytique des rapports de FA et des informations sur les actifs pour assurer l’exhaustivité et l’exactitude des informations sur les actifs
Gestion des véhicules   
  • Connaissance des politiques et procédures sur la gestion du parc automobile
Gestion des achats
  • La capacité d’acquérir des biens, des services ou des travaux auprès d’une source externe externe.
Compétences et expérience requises

Éducation:
  • Être titulaire d’un diplôme de fin d’études secondaires (Baccalauréat) est requis.
  • Un diplôme universitaire (Licence : Bac+3) en administration des affaires, en administration publique ou dans un domaine équivalent sera pris en considération, mais il n’est pas obligatoire.
  • Des certifications en administration et en passation de marchés sont souhaitables.
Expérience:
  • Au moins 5 ans (avec un diplôme de fin d’études secondaires) ou 2 ans (avec une licence) d’expérience professionnelle dans les domaines de l’administration sont exigés sur un poste similaire au niveau des Programmes/projets.
  • Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs, de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.), de bases de données et de systèmes de gestion en ligne tels que QUANTUM.
Langue
  • Maitrise du français et de la langue nationale du pays.
  • Connaissance de l’anglais sera considérée comme un atout.
Autrui:
  • Les candidatures féminines sont fortement encouragées 
Veuillez noter que le maintien de l’engagement au-delà des 12 premiers mois est subordonné à la réussite d’une période probatoire.

Démenti
Informations importantes pour les résidents permanents des États-Unis (détenteurs d’une « carte verte ») 
 
En vertu de la loi américaine sur l’immigration, l’acceptation d’un poste au PNUD, une organisation internationale, peut avoir des implications importantes pour les résidents permanents des États-Unis. Le PNUD informe les candidats à tous les postes de niveau professionnel qu’ils doivent renoncer à leur statut de résident permanent des États-Unis et accepter un visa G-4, ou avoir soumis une demande valide de citoyenneté américaine avant le début de l’emploi.
 
Le PNUD n’est pas en mesure de fournir des conseils ou une assistance sur la demande de citoyenneté américaine et, par conséquent, il est conseillé aux demandeurs de demander l’avis d’avocats compétents en matière d’immigration concernant toute demande.
 
Informations sur les fichiers du PNUD
Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats dans le présent avis de vacance de poste. Nous pouvons également retenir les candidatures et examiner les candidatures à ce poste pour d’autres postes similaires au PNUD au même niveau et avec des descriptions de poste, une expérience et des exigences en matière d’éducation similaires.

Non-discrimination
Le PNUD applique une politique de tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et de l’inconduite sexuelles, du harcèlement sexuel et de l’abus de pouvoir. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification rigoureuse des références et des antécédents, et devront respecter ces normes et principes.
 
Le PNUD est un employeur inclusif et qui ne fait aucune discrimination fondée sur la race, le sexe, l’identité de genre, la religion, la nationalité, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle, le handicap, la grossesse, l’âge, la langue, l’origine sociale ou toute autre situation.
 
Avertissement d’escroquerie
L’Organisation des Nations Unies ne facture aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, d’examen ou autre en rapport avec le processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement de frais, veuillez ne pas en tenir compte. De plus, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Par conséquent, il est conseillé d’appliquer un soin particulier lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le Web.

POSTULEZ ICI

POSTE 2 : Associé à la sécurité sur le terrain UNDSS

Description d’emploi
Arrière-plan
 
La diversité, l’équité et l’inclusion sont des principes fondamentaux de l’UNDSS : nous valorisons la diversité comme une expression de la multiplicité des nations et des cultures où nous opérons, nous favorisons l’inclusion comme moyen de nous assurer que tout le personnel est habilité à contribuer à notre mission, et nous assurons l’équité et la justice dans toutes nos actions. Adopter une approche « ne laisser personne de côté » dans nos efforts en matière de diversité signifie accroître la représentation des populations mal desservies. Les personnes qui s’identifient comme appartenant à des populations marginalisées ou exclues sont fortement encouragées à postuler.
 
L’UNDSS ne tolère pas l’exploitation et les abus sexuels, toute forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification rigoureuse des références et des antécédents.
 
Sous la supervision générale du Conseiller à la sécurité (SA), ou du Conseiller Adjoint à la sécurité (DSA, Deputy Security Adviser) ou du Coordinateur de sécurité sur le terrain (FSCO), le Field Security Associate (FSA) assiste à la mise en œuvre des opérations sécuritaires et à toutes les questions relatives au management de la sûreté et de la sécurité des personnels des Nations Unies dans le pays ou la région d’affectation.
L’Associé (e) à la Sécurité veille à ce que les personnels du Système des Nations Unies (SNU) adhère aux normes de sécurité dans leurs déplacements et dans l’exécution de leurs missions sur terrain dans le pays
 
Fonctions et responsabilités
 
La contribution du LSA sera décisive pour le bon fonctionnement du Bureau UNDSS en particulier et la gestion de la sécurité du SNU (personnels, locaux, équipements et missions) dans le pays ou dans la région de responsabilité d’une manière générale.
 
1. Assister le SA/DSA/FSCO dans la collection, mise à jour et distribution des informations au sujet de la situation sécuritaire dans le pays :
•Assurer la liaison et coordination autant que de besoin avec les organisations gouvernementales de sécurité, y compris les autorités nationales et locales, les officiers de police et militaires, mais aussi les organisations non-gouvernementales et autres acteurs non étatiques dans la région couverte.
•Contribuer à évaluer la situation sécuritaire dans le pays et assurer une collection et vérification adéquate des informations sécuritaires, ces informations devant être utilisées pour analyse de la situation sécuritaire par le SA/DSA/FSCO.
•Distribuer les informations relatives à la sécurité du pays hôte aux représentants des agences du SNU, autant que de besoin, en absence du SA/DSA/FSCO.
•Maintenir des contacts réguliers avec les Points Focaux de Sécurité des Agences du SNU.
•Le LSA pourrait avoir à fournir une assistante technique durant les réunions ASMT, en l’absence du SA/DSA/FSCO.
2.)Contribuer à maintenir le(s) plan(s) de sécurité, incluant la mise à jour de la liste des personnels du SNU :
•Aider à la préparation et mise à jour du (des) plans de sécurité.
•Contribuer aux actions relatives à la mise en œuvre du (des) plan(s) de sécurité, autant que de besoin.
3.)Fournir une assistance administrative au SA/DSA/FSCO

•Maintenir l’archivage des correspondances et documents classifiés et non classifiés.
•Maintenir une base de données des contacts en relation avec les autorités de la sécurité du pays hôte.
•Organiser les rendez-vous, recevoir les visiteurs, placer et filtrer les coups de téléphones et répondre aux demandes avec discrétion, et tenir les minutes et/ou notes durant les réunions.
•Servir de point de contact entre UNDSS et le PNUD en matière des finances et comptabilité
•S’occuper de la tenue du fichier RH du personnel de UNDSS
4.)Exécuter toutes autres tâches relatives à la sécurité comme demandées par le SA/DSA/FSCO
•Conduire les évaluations de sécurité, FSSS relatives aux bureaux, Fournir les recommandations sur les mesures de sécurité nécessaires pour les résidences des personnels UN (RSM), mais aussi sur les dernières tendances en termes de menaces pour la sûreté et sécurité des personnels UN.
•Mettre en place et maintenir un système d’îlotage. Mettre à jour les informations relatives aux bureaux du SNU et aux résidences des personnels SNU.
•Gérer le système de badges et cartes d’identité du SNU.
•Maintenir la liaison avec les compagnies commerciales de gardiennage utilisées pour la sécurité des bureaux et résidences du SNU, afin d’assurer leur efficacité.
5.)Contribuer au traitement des incidents de sécurité affectant les personnels, bureaux et équipements du SNU :
•assister à la préparation des rapports de sécurité, tels que le rapport d’incident de sécurité, les Evaluations de sécurité, les mises à jour de la liste du personnel ainsi que les rapports trimestriels CBN (Country Briefing Note).
Compétences
  • Avoir une connaissance des lois et règlements sécuritaires du pays hôte est souhaitée;
  • Une bonne connaissance des rouages de l’administration des finances est requise;
  • Une connaissance de la science des Ressources Humaines sera un atout;
  • Avoir une expérience solide en informatique (MS Word, Excel, Access and Power Point) est souhaitée ;
  • Être titulaire d’un permis de conduire en cours de validité et être en mesure de conduire les véhicules 4 x 4 est souhaitée ;
  • Apte à voyager est requise ;
  • Bonne condition physique est requise ;
  • La maitrise de la langue française aussi bien écrite qu’orale est requise ; 
  • La connaissance pratique l’anglais est un atout ;
  • La Maîtrise d’au moins d’une langue nationale de votre lieu d’affectation est souhaitée.
Compétences et expérience requises
 
Éducation :
Le diplôme de fin d’études secondaires est requis
Diplôme universitaire dans le domaine de la sécurité sera pris en considération mais n’est pas une obligation
 
Expérience:
Minimum 6 ans d’expérience (avec le diplôme de fin d’études secondaires) et 3 ans d’expérience (avec le diplôme universitaire) dans le domaine de la sécurité, de préférence dans les domaines militaire, gendarmerie ou policier ou tout autre domaine de travail équivalent est requise
•Une expérience antérieure avec le système des Nations Unies ou une ONG internationale sera un atout.
•Connaissance et expérience dans l’utilisation des radios HF et VHF est requise ;
•Expérience en sécurité, protection et information en milieu diplomatique est souhaitée ;
Veuillez noter que le maintien de l’engagement au-delà des 12 mois initiaux est subordonné à la réussite d’une période probatoire.
 
Démenti
 
 
En vertu de la loi américaine sur l’immigration, l’acceptation d’un poste au sein de l’UNDSS, une organisation internationale, peut avoir des implications importantes pour les résidents permanents des États-Unis. L’UNDSS informe les candidats à tous les postes de niveau professionnel qu’ils doivent renoncer à leur statut de résident permanent des États-Unis et accepter un visa G-4, ou avoir soumis une demande valide de citoyenneté américaine avant le début de l’emploi.
 
L’UNDSS n’est pas en mesure de fournir des conseils ou une assistance sur la demande de citoyenneté américaine et, par conséquent, il est conseillé aux demandeurs de demander l’avis d’avocats compétents en matière d’immigration concernant toute demande.
 
Informations sur les fichiers de l’UNDSS
 
Note : L’UNDSS se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats à partir du présent avis de vacance de poste. Nous pouvons également retenir les candidatures et considérer les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires avec UNDSS au même niveau de grade et avec des descriptions de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.
 
Non-discrimination
 
L’UNDSS applique une politique de tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et de l’inconduite sexuelles, du harcèlement sexuel et de l’abus de pouvoir. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification rigoureuse des références et des antécédents, et devront respecter ces normes et principes.
 
UNDSS est un employeur inclusif et qui ne fait aucune discrimination fondée sur la race, le sexe, l’identité de genre, la religion, la nationalité, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle, le handicap, la grossesse, l’âge, la langue, l’origine sociale ou tout autre statut.
 
Avertissement d’escroquerie
 
L’Organisation des Nations Unies ne facture aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, d’examen ou autre en rapport avec le processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement de frais, veuillez ne pas en tenir compte. De plus, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Par conséquent, il est conseillé d’appliquer un soin particulier lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le Web.

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Date limite de Soumission : 28/07/2023