Poste: Adjointe principale aux finances et à l’administration, Digital Square
Code de suivi
12405
Description d’emploi
PATH est un organisme mondial à but non lucratif voué à la réalisation de l’équité en santé. Avec plus de 40 ans d’expérience dans la création de partenariats multisectoriels et une expertise dans les domaines de la science, de l’économie, de la technologie, du plaidoyer et de dizaines d’autres spécialités, PATH développe et met à l’échelle des solutions innovantes aux défis sanitaires les plus urgents du monde.
Le Centre d’excellence numérique et des données (CoDE) de PATH s’est engagé à développer les technologies de l’information et de la communication (TIC) dans les pays à revenu faible et intermédiaire. Notre travail couvre l’ensemble du cycle de vie du développement logiciel, de l’analyse des systèmes d’information au déploiement et à l’utilisation à long terme de ces systèmes. L’équipe de santé numérique de PATH travaille avec les ministères de la santé, les entreprises de technologies de l’information et de la communication, le secteur mondial de la santé et les donateurs pour améliorer la conception, le développement, l’interopérabilité et la mise en œuvre des systèmes d’information de gestion.
Digital Square, une initiative au sein de CoDE, est l’une des réponses innovantes de PATH aux défis de la santé mondiale pour être un moteur de changement. Conçue à partir des leçons tirées des inefficacités et des redondances des investissements dans les technologies numériques, y compris les erreurs commises lors de la riposte à Ebola, l’initiative réunira les acteurs mondiaux et régionaux pour créer une nouvelle façon de penser et une nouvelle façon de faire le développement.
PATH recrute actuellement un assistant administratif principal des finances pour Digital Square Burkina. Ce poste offre la possibilité de développer des compétences en gestion de projet et une expérience de recherche dans une grande ONG internationale tout en assurant la coordination financière et le soutien essentiels au personnel du projet. L’adjoint principal aux finances et à l’administration sera membre de l’équipe d’exploitation de Digital Square et relèvera de l’administrateur principal du projet, fournira un large soutien administratif et financier pour assurer une mise en œuvre harmonieuse du projet.
Responsabilités:
Communications et rapports:
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S’assurer que les livrables du projet sont conformes au bailleur de fonds et à l’image de marque PATH, ainsi qu’aux exigences de marquage et aux plans de marketing.
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Rédiger la correspondance externe pour approbation et finalisation.
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Filtrez les e-mails internes et externes, les appels téléphoniques, les demandes de réunion et autres communications pour une réponse et une escalade appropriées.
Planification et logistique :
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Coordonner les réunions d’équipe, les webinaires et les retraites, y compris la planification, la compilation et l’organisation des documents de réunion pertinents, la coordination des réservations / salles de conférence et de la technologie pour permettre la participation à distance, la préparation d’ateliers, la saisie et la diffusion des procès-verbaux de réunion et le suivi des mesures à prendre et des activités de suivi.
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Organiser les déplacements, au besoin.
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Collaborer avec les assistants de programme PATH pour assurer une coordination harmonieuse du calendrier de l’équipe et des activités de projet entre les différents bureaux.
Gestion des connaissances:
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Soutenir l’élaboration et la maintenance des guides d’intégration.
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Maintenir les systèmes et les outils de gestion des connaissances.
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Maintenez les listes de distribution d’équipe, les autorisations SalesForce, Smartsheet et Box sur les ressources et les documents.
Contractuel:
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Suivre et suivre les demandes d’approvisionnement en attente, les approbations et la surveillance une fois approuvées.
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Aider à remplir les formulaires administratifs, y compris les formulaires de demande de fournitures, les demandes de chèques et les formulaires de remboursement.
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Téléchargez les documents de consultants et de sous-primes dans Salesforce, créez des enregistrements de compte et de fournisseur et soumettez des demandes d’attribution et de modification.
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Aider Sr PADM et les équipes de projet avec la prévision et le suivi du budget des sous-attributions / consultants, en fournissant une analyse sur l’état du budget.
Gestion financière:
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Gérer les fournitures de bureau et les stocks.
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Gérer les avances de l’atelier.
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Rapprocher les dépenses de l’atelier.
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Gérer l’approvisionnement et le fournisseur local.
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Tenir à jour les dossiers d’approvisionnement conformément aux politiques et procédures.
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Aider l’administrateur de projet principal à recueillir et à saisir des données pour diverses feuilles de calcul financières.
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Aider l’administrateur de projet principal à suivre et à suivre les dépenses impayées.
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Examiner les avances budgétaires et les documents à l’appui pour en vérifier l’exactitude et l’harmonisation avec les politiques et procédures du PATH.
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Coordination avec l’équipe de comptabilité pour s’assurer que les factures ont été payées.
Généralités:
Expérience requise
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Baccalauréat requis en finance et administration, études internationales, administration publique ou dans un domaine connexe, de préférence.
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Capacité démontrée d’éditer et de relire des documents, tels que des propositions et des subventions de recherche. (Examen de relecture PATH requis au cours des 6 premières semaines d’emploi)
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Capacité démontrée à travailler en collaboration avec diverses équipes et à interagir efficacement avec les parties prenantes internes et externes.
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Capacité d’apprendre les systèmes / logiciels de gestion de projet.
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Solides compétences en communication (verbale, écrite et interpersonnelle).
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Solides compétences organisationnelles; haut niveau d’attention aux détails; l’efficacité dans les délais; et la capacité de travailler de façon autonome.
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Axé sur le travail d’équipe et collégial avec la capacité d’interagir avec divers collègues et de faciliter de solides relations de travail; Adepte de travailler en étroite collaboration avec les autres sur la distance géographique.
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Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais; la diplomatie en communiquant avec un public large et diversifié.
Pour être pris en considération, les candidats doivent soumettre les éléments suivants dans le cadre du processus de demande en ligne:
PATH se consacre à la création d’une main-d’œuvre inclusive où la diversité est valorisée.
PATH souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Chaque candidat qualifié sera considéré pour un emploi.
PATH ne fait aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l’identité de genre, l’orientation sexuelle, les informations génétiques, l’âge, l’origine nationale, l’état matrimonial, le statut de handicap, l’idéologie politique, le statut d’ancien combattant militaire ou protégé, ou toute autre caractéristique protégée par la loi fédérale, étatique ou locale applicable.
*PATH a pris connaissance d’escroqueries impliquant de fausses offres d’emploi.*
S’il vous plaît aviser:
Lieu de travail: Ouagadougou, Kadiogo, Burkina Faso
Emplacement de l’entreprise: Ouagadougou, Burkina Faso
Type de poste: Temps plein/régulier
